¿Por qué no cuadran los saldos del banco y del mayor?
Porque responden a dos preguntas distintas. El banco te dice qué salió de la cuenta y cuándo salió. El mayor te dice a qué se comprometió el negocio y cuándo lo decidió. Es el mismo dinero y son hechos distintos, y la separación entre ambos es el estado normal, no una avería.
Casi toda la diferencia viene de cuatro sitios y ninguno es un error. Momento: una remesa aprobada el martes se liquida el jueves, y una liquidación de tarjeta llega neta dos días después. Detalle: el banco manda una línea de lo que el mayor asentó en noventa. Identificadores: la referencia que devuelve el banco no es la que guardó el mayor. Coste: comisiones, intereses y el tipo del día en que se movió el dinero de verdad aparecen en el extracto y no se contabilizaron.
Así que el trabajo no es encontrar un error. Es establecer, línea a línea, qué movimiento bancario es el mismo hecho que qué apuntes, y eso es un problema de casación, que es una disciplina distinta de la teneduría de libros.
¿Esto es un problema contable o un problema de datos?
El problema nace aguas arriba y el coste cae aguas abajo, casi siempre en los tres últimos días del mes. La prueba es quién lo arregla: quien concilia rara vez es quien provocó alguna de las cuatro diferencias de arriba.
Llamarlo por su nombre cambia dónde se pone el esfuerzo. Tratado como problema contable, la respuesta es más gente en el cierre y una lista de comprobación más larga. Tratado como problema de datos, la respuesta es mantener las dos descripciones de la semana en paralelo todo el mes, decidir las casaciones según llegan los datos y dejar que los tres últimos días sean una revisión de excepciones y no una reconstrucción del periodo.
También cambia lo que significa una diferencia. En una reconstrucción mensual, una diferencia sin explicar es un número que hay que perseguir antes de una fecha límite. En un proceso continuo, es un hecho que apareció hoy con los registros que lo produjeron, que es algo mucho más pequeño de responder.
¿De qué está hecha en realidad la diferencia?
Abre un mes y siempre se descompone en una lista corta. Conocer la lista es casi todo el oficio, porque cada parte se responde de forma distinta.
Las diferencias de momento se resuelven solas y solo hay que identificarlas y fecharlas: la fecha valor que usó el banco frente a la fecha contable que usó el mayor, guardadas como dos campos y no discutidas hasta convertirlas en uno. Las diferencias de detalle necesitan una regla sobre cuántos apuntes pueden explicar una línea, y la evidencia de que son esos apuntes en concreto.
Las diferencias de identificador son las caras. El mismo proveedor son tres nombres entre dos mayores y un fichero bancario, y cualquier casación automático falla en la tercera grafía. Eso no se arregla con una regla mejor. Se arregla resolviendo los nombres a una sola contraparte y guardando esa resolución donde alguien pueda verla y discutirla.
Las diferencias de coste son las silenciosas. Comisiones, intereses y el tipo del día aparecen en el extracto y no se contabilizaron en ningún sitio. Por separado son pequeñas, por eso nadie las persigue, y son el motivo de que una conciliación por lo demás limpia no cierre a cero.
¿Por qué empeora en el cierre?
Porque todo lo aplazado llega a la vez y llega sin su contexto. Una diferencia encontrada el día que ocurrió viene con una persona que se acuerda del pago. La misma diferencia encontrada cinco semanas después viene con una hoja de cálculo y una suposición.
Lo que la vuelve inmanejable es que se acumula. Las diferencias sin resolver no se quedan quietas: encima caen movimientos posteriores, un ajuste manual que alguien recuerda haber hecho absorbe parte de una, y al mes siguiente el hecho original ya no se puede recuperar desde las cifras. Casar de forma continua no es una preferencia de productividad. Es la única versión en la que la evidencia todavía existe.