Tesorería sin la pila de herramientas
La alternativa a un TMS heredado y a la hoja de cálculo es una sola realidad conciliada.
Una pila de portales bancarios te muestra saldos. Una hoja de cálculo interminable los cuadra a mano. Un TMS informa del resultado y no concilia nada. Tresora concilia primero el banco contra el libro mayor, y cada módulo lee la única cifra que sobrevive a esa conciliación.
Una cuenta, un lunes por la mañana
- Lo que exporta el portal del banco
- EUR 4.812.400
- Lo que dicen el libro mayor y el informe
- EUR 4.796.150
Diferencia sin explicar
EUR 16.250La misma cuenta vive en tres herramientas. Cada una está segura. Ninguna coincide.
El coste de la pila
¿Por qué no cuadra la misma cifra entre tus herramientas?
Porque nada las concilia. Cada herramienta es su propia fuente de verdad, así que el grupo mantiene tres respuestas para una sola pregunta y paga a alguien para cuadrarlas a mano en cada cierre.
- Tres fuentes, una pregunta
- El portal del banco, el libro mayor y el informe guardan cada uno un saldo. Cuál financia el día siguiente es un criterio, tomado con prisa, por quien conoce la hoja de cálculo.
- Conciliación por correo
- El descuadre entre el banco y el libro mayor se persigue en un hilo de correo, no lo resuelve un sistema. La evidencia vive en la bandeja de entrada de alguien y se va cuando esa persona se va.
- Una cifra que nadie puede defender hacia arriba
- Una cifra montada a mano no se puede rastrear hasta el registro del que salió. Cuando un auditor pregunta, la respuesta es una hoja de cálculo, no un origen.
Nada de esto es una carencia de herramientas. Es la ausencia de una sola realidad conciliada por debajo de ellas.
Una sola realidad conciliada
¿Qué cambia cuando el banco y el libro mayor coinciden primero?
Todo lo que viene después lee una cifra en lugar de tres. La posición, la previsión y el informe son el mismo número conciliado, recortado al nivel del que tengas que responder.
- Concilia
- El banco contra el libro mayor, las dos patas de cada movimiento intragrupo, a escala de grupo. La diferencia se descompone en partidas con nombre que suman exactamente esa cifra, o se deja sin explicar, a la vista, en lugar de disimularla.
- Informa al céntimo
- Cada cifra se rastrea hasta el registro del que salió, así que un número que un tesorero envía hacia arriba es uno que un auditor puede reproducir desde el origen. El motor guarda la evidencia, las alternativas que descartó con su puntuación, y toda la traza se exporta.
- Construye encima el estado de flujos en vivo
- El estado se recalcula a medida que las transacciones se categorizan, así que nunca es una exportación que caducó al guardarla, y cualquiera de sus líneas se abre sobre los movimientos conciliados que hay debajo. Consolida entre sociedades, monedas y calendarios desde esa misma cifra, no desde un segundo cálculo que se aleja de ella.
Diferencia, banco contra libro mayor
EUR 16.250
El hueco entre los dos saldos, descompuesto abajo
- Cobros abonados por el banco, aún sin contabilizarSe resuelve soloEUR +21.480
- Pagos contabilizados en el libro mayor, aún sin cargarSe resuelve soloEUR +7140
- Una liquidación de tarjeta recibida en neto, contabilizada en brutoNecesita un asientoEUR -15.130
- Un pago a proveedor contabilizado dos vecesNecesita un asientoEUR +2760
La conciliación no solo ordena los libros. Es la única cifra sobre la que se construye cada una de las demás pantallas.
Lo que dejas de hacer
¿Qué puedes jubilar con una sola realidad conciliada?
La hoja de cálculo que solo una persona sabe actualizar. La conciliación que ocurre en una bandeja de entrada. La carrera mensual para que tres herramientas coincidan.
- La hoja de conciliación
- La cifra que mantenía a mano la produce y la evidencia el sistema. La hoja existía para conciliar herramientas que nunca se conciliaban solas.
- La versión que solo una persona puede actualizar
- La realidad conciliada es un sistema de registro, no un archivo que circula. Nadie tiene que estar en su mesa para que el grupo sepa su posición.
- El informe que no puedes rastrear hasta el origen
- Cada cifra lleva detrás su registro, así que la respuesta a «de dónde salió esto» es un enlace, no una reconstrucción.
La automatización sigue la regla que escribiste. La inteligencia te dice que la regla estaba equivocada. Un sistema que solo aplica tus reglas de conciliación no puede darse cuenta de que un pago llegó en neto, de que a un proveedor se le pagó dos veces o de que una contraparte no es quien dice la referencia. El motor pondera las explicaciones que compiten, las puntúa y guarda las que descartó.
Los módulos que leen de ella
A quién le encaja
¿Para quién es la tesorería sin hojas de cálculo?
Aquí no hay suelo ni techo. Una empresa en un país y un grupo con filiales en tres continentes se diferencian en escala, no en naturaleza: la misma pregunta hay que responderla una vez, en cada nivel, desde la misma cifra conciliada.
- Sociedades
- Cada una contabiliza en su propio libro mayor, así que el mismo movimiento tiene dos patas en cuanto cruza una frontera dentro del grupo.
- Relaciones bancarias
- Cada banco envía un archivo distinto en un formato distinto, y un saldo está tan actualizado como el último que informó.
- Divisas
- Una posición de grupo es una conversión, y necesita un tipo publicado por par en el momento en que se leyó. Cada movimiento que hay dentro lleva el tipo del día en que se movió ese dinero, nunca una media de fin de mes aplicada hacia atrás.
- Calendarios
- Las fechas valor, los ciclos de liquidación y los festivos locales hacen que «la caja de hoy» signifique algo distinto en cada país, y la posición tiene que conciliarlos.
Encaja en los grupos donde esto es más difícil: operadores hoteleros y de hostelería, redes de retail y de franquicia, fabricantes con presencia en varios países y cualquier estructura de holding cuyas sociedades operan con más de un banco.
Preguntas
Elegir la alternativa
- 01¿Es Tresora un sistema de gestión de tesorería?
- Un TMS es uno de los módulos, no el producto. La posición de caja, la previsión y los pagos son módulos; por debajo hay una sola realidad financiera conciliada para todo el grupo de la que lee cada módulo. Por eso añadir el siguiente módulo es una configuración, no otro proyecto de integración.
- 02¿Puede sustituir nuestras hojas de cálculo de tesorería?
- Sí. La hoja de cálculo existe para conciliar herramientas que no se concilian solas: el banco contra el libro mayor, una sociedad contra otra. Tresora hace esa conciliación primero, así que la cifra que la hoja mantenía a mano la produce y la evidencia el sistema.
- 03¿Por qué no usar simplemente los portales de nuestros bancos?
- Un portal bancario te muestra los saldos de un banco. No puede cuadrarlos con tu libro mayor, netear las patas intragrupo ni conciliarlos con lo que esperabas, así que en cuanto tienes más de una relación bancaria los portales se convierten en una fuente más que conciliar, no en la respuesta.
- 04¿En qué se diferencia de un TMS que ya hace informes?
- El informe es el último paso, no el cimiento. Un sistema que informa de un número que nunca concilió está informando de una suposición con un borde alrededor. Tresora concilia primero el banco contra el libro mayor al céntimo, y luego informa de la cifra que sobrevivió, rastreable hasta el registro del que salió.
- 05¿Mueve dinero?
- Da instrucciones a tus bancos en tu nombre, y no se mueve nada que no hayas autorizado. Los fondos permanecen en tus propias cuentas, y cada pago sigue la ruta de aprobación que exijas.
Ve una sola realidad conciliada sobre tu propio grupo.
Trae los archivos bancarios de una sociedad y su libro mayor. Los conciliamos al céntimo y te enseñamos la cifra que sobrevive.
No se mueve nada que no hayas autorizado, y los fondos se quedan en tus propias cuentas.