Cómo llevar un grupo a un solo sistema de tesorería y cómo consolidar su caja.

01Cierra el inventario de cuentas

Todas las cuentas del grupo en una sola lista, incluidas las que nadie mira desde que se abrieron. Cada una con la sociedad titular, el banco donde está y la cuenta contable en la que se registra. Es la etapa que se despacha deprisa y la única cuyas ausencias no se ven después.

La comprobación

Cada cuenta bancaria de la lista tiene detrás una cuenta contable, y cada cuenta bancaria del mayor tiene delante una fuente de extractos. Nada suelto por ninguno de los dos lados.

02Deja que los extractos lleguen solos

Cada banco manda lo que ya manda, en el formato en el que ya lo manda. Un perfil describe ese fichero una vez y el mismo diseño aterriza cada vez que llega. Nadie reteclea nada y nadie se descarga nada para empezar el día.

La comprobación

Un día entero llega sin que nadie lo toque y el saldo inicial de cada cuenta coincide con su propio saldo final anterior. Un día que no llegó aparece como un día que falta, no como un día más pequeño.

03Manda entera la extracción del mayor

Número de documento, fecha de contabilización, documento de compensación, indicador de debe y haber, importe en la moneda del documento y en la de la sociedad, asignación y referencia. Manda todas las columnas que escriba la extracción: los campos que nadie pide en marzo son los campos por los que llega la pregunta en noviembre.

La comprobación

Filas entregadas es igual a filas cargadas más filas rechazadas, exactamente, y cada fila rechazada dice qué campo la paró. Una entrega incompleta tiene que anunciarse, no parecer completa.

04Concilia un mes que no discute nadie

Una sociedad, una cuenta, un mes cerrado. Las diferencias que salen son las de verdad del grupo, y valen mucho más que una demostración sobre cifras inventadas, porque alguien en la sala ya sabe qué son dos de ellas.

La comprobación

Cada diferencia tiene nombre y lo que queda sin nombre es cero. Un residuo que nadie puede descomponer es el hallazgo, no una cuestión de redondeo.

05Escribe quién puede aprobar qué

Quién aprueba una corrección, quién aprueba un pago, qué puede hacer una persona sola y qué necesita una segunda firma. Déjalo cerrado antes de que se curse nada a ninguna parte, no después de la primera ejecución.

La comprobación

Alguien que no puede aprobar lo intenta y no puede. Esa es la única versión de esta comprobación que sirve.

La primera. Una cuenta que nadie recordó no es una omisión pequeña — es una posición de grupo que se queda corta en silencio y que aparece meses después como una diferencia que no se puede rastrear. Cierra el inventario antes de conectar un solo fichero.

Una etapa termina cuando su comprobación pasa, y una etapa que pasa su comprobación no vuelve.

01¿Tenemos que cambiar el ERP o pedirle otro formato al banco?

No. Un perfil describe una vez el fichero que ya recibes, y el mismo diseño aterriza cada vez que ese fichero llega. Una extracción que tu equipo ya prepara para un banco o para un auditor es un buen punto de partida, y que un banco cambie su formato es un cambio en el perfil, no en nada de tu lado.

02¿Por qué sociedad conviene empezar?

Por aquella cuyas cuentas puedes inventariar completas hoy. El alcance es un subconjunto por diseño: las sociedades que quedan fuera siguen siendo un estado con nombre en todas las pantallas en vez de una celda vacía, así que empezar pequeño nunca esconde lo que todavía no ha entrado.

03Dos de nuestros bancos mandan la misma cuenta en formatos distintos. ¿Eso rompe algo?

No. Un perfil pertenece a un fichero, no a una cuenta, así que cada fichero conserva su diseño y los dos aterrizan con la misma forma. La cuenta es una sola cuenta, con un saldo y un histórico detrás.

04¿A quién necesitamos de nuestro lado?

A quien pueda preparar las dos extracciones y a quien pueda decir quién aprueba qué. Esa es la lista honesta. Ninguna de las dos guías pide un cambio dentro de tu ERP ni un programa instalado en tus equipos.

05¿Y si una moneda no tiene tipo publicado el día del cierre?

Esa fila se declina y el total dice cuántas monedas cubre. Nada de lo que viene después hereda un tipo que no existe — ni un informe, ni una previsión, ni un informe al consejo — porque la cifra que lo llevaría es justo la que se niega a decirse.