Para centros de servicios compartidos
La misma decisión para cada sociedad, la tome quien la tome.
Un centro de servicios compartidos vive de una consistencia que se pueda traspasar. El trabajo llega como una cola: cada caso con su nombre, el registro que lo decidió y el motivo por el que sigue abierto. Quien lo coge no necesita haber estado aquí el mes pasado.
Colas en esta mesa
4
Líneas de extracto, filas del mayor, movimientos y parejas de contraparte. Cuatro unidades distintas, contadas por separado y nunca sumadas entre sí.
- Líneas de extracto pendientes de conciliar
- 33
- Filas del mayor detenidas con un motivo
- 64
- Movimientos en los que la evidencia nombró a dos partes
- 9
- Parejas de contraparte cuyos dos lados no coinciden
- 3
Sociedades dentro del alcance incorporado4
Un caso
¿Con qué llega un caso a la cola?
Con cuatro cosas, y juntas son justo lo que hace que una cola se pueda traspasar. Un caso que no las lleva es un caso por el que alguien tiene que preguntar, y a quien pregunta es a la persona que estaba aquí el mes pasado.
- Qué es y en qué libros está
- El movimiento o la fila en sí, la sociedad que lo contabilizó y la cuenta a la que afecta. Nada llega como un número de caso que haya que buscar antes en otro sitio.
- Qué se comprobó ya, y sobre qué registro
- Las comprobaciones que se ejecutaron, en el orden en que se ejecutaron, y el registro que leyó cada una. Las que no encontraron nada también van en el caso, porque así se sabe que la pregunta llegó a hacerse.
- Qué falta
- La cosa concreta que lo resolvería: el apunte de la contraparte, un mapeo para una cuenta del mayor, un identificador que nadie tiene o una decisión que solo puede tomar una persona.
- Qué pasa si nadie lo toca
- Si se cierra solo con el extracto de mañana o si espera a alguien. Un desfase temporal y un error son indistinguibles en una lista que no dice cuál es cuál.
Esa es la diferencia entre una cola y un buzón. Un buzón guarda mensajes sobre el trabajo. Una cola guarda el trabajo, con todo lo que la siguiente persona necesita ya encima.
Dónde vive la regla
¿Qué puede coger alguien en su segundo día?
Cualquier cosa, si la regla que resuelve un caso es una propiedad del sistema y no de quien lo lleva. En eso consiste que un centro sea portable, y es justo lo que no suele sobrevivir a un traspaso.
- El orden en el que se ejecutan las comprobaciones
- Primero intercompañía, luego los identificadores que lleva un registro, luego la cuenta bancaria y luego el propio pago. Es la misma escalera para cada sociedad y vive donde ocurre el trabajo, no en un manual de acogida.
- El registro que lo decidió
- Un caso se resuelve por un identificador que lleva un registro, nunca porque dos nombres se parezcan. Qué registro lo decidió se queda en el caso, así que la segunda persona lee el razonamiento en lugar de repetirlo.
- Los casos que nadie debería decidir
- Cuando la evidencia nombra a dos empresas y nada las ordena, el motor declina y deja a las dos en el caso. Una contraparte equivocada es peor que una abierta, y peor todavía cuando fue una suposición hecha con prisa un viernes.
Cambia cómo se resuelve un caso y se aplica a todas las sociedades desde ese momento. Nadie lo vuelve a explicar país por país, y ninguna sociedad se queda en silencio con la versión del año pasado porque quien la conocía cambió de equipo.
La consistencia no es una política en un documento. Es lo que pasa cuando la decisión se toma en un solo sitio, sobre registros, para todas las sociedades a la vez.
Todas las sociedades en una lista
¿La sociedad tres se resuelve igual que la sesenta y una?
Los mismos dos recuentos y los mismos nombres de estado para cada sociedad de la mesa. Y las sociedades cuyo mayor nadie ha entregado siguen en la lista, porque una sociedad que falta en una pantalla de estado se parece exactamente a una que no tiene nada que reportar.
Líneas pendientes de una persona
33
En las sociedades cuyo mayor está dentro del alcance incorporado.
| Sociedad | ||
|---|---|---|
| Corporation Holding Dentro del alcanceConciliadas211Pendientes3 | 211 | 3 |
| Corporation España Dentro del alcanceConciliadas594Pendientes18 | 594 | 18 |
| Corporation Servicios Dentro del alcanceConciliadas174Pendientes4 | 174 | 4 |
| Corporation México Dentro del alcanceConciliadas272Pendientes8 | 272 | 8 |
| Corporation Patrimonial No gestionadaSin mayor en el alcance | Sin mayor en el alcance | |
| Corporation Re No gestionadaSin mayor en el alcance | Sin mayor en el alcance | |
Líneas leídas dentro del alcance1284
Un grupo incorpora un subconjunto de sus sociedades, y esa es la forma normal, no algo que haya que esconder. Lo que no vale es que una contraparte aparezca como un hueco: tiene su propio estado, se queda fuera de los totales a propósito y la etiqueta de cada total nombra las sociedades que cubre.
Cuando el trabajo se traslada
¿Qué cambia cuando un proceso se traslada al centro?
Ni la plantilla ni el calendario. Lo que cambia es con qué llega un caso y dónde vive la regla que lo resuelve.
- La cola es el trabajo
- Todo lo que espera está en un solo sitio, con qué es, qué sociedad lo contabilizó y qué falta. Nada vive en un buzón, y nada es un caso solo porque alguien se acuerde de que lo es.
- Una regla se cambia en un solo sitio
- Cómo se resuelve un caso es un ajuste, no una costumbre. Lo cambias y todas las sociedades lo siguen desde ese momento, incluidas las que nadie ha mirado esta semana.
- Traspasar es leer, no preguntar
- El registro de la decisión viaja con el caso: las comprobaciones que se ejecutaron, el registro que leyó cada una y las que no encontraron nada. Una persona nueva lee el caso en vez de entrevistar a un compañero.
Los módulos sobre los que funciona un centro
- Conciliación Banco contra mayor, con la evidencia de cada casación.
- Intercompañía Las dos patas de cada movimiento interno, neteadas y explicadas.
- Integraciones ERP SAP, Oracle, Dynamics y Navision, leídos y no sustituidos.
- Contrapartes A quién debes, quién te debe y qué nombre es cuál.
- Pagos Del fichero a la confirmación del banco, por tu ruta de aprobación.
- Controllers El cierre, con el banco y el mayor ya de acuerdo.
Lo que preguntan los centros
Las preguntas que nos hace un responsable de servicios compartidos
- 01Nuestras sociedades no funcionan todas igual. ¿Sirve una sola cola?
- Sí, porque lo que cambia es un ajuste y no un proceso. Una regla puede compartirse entre todas las sociedades o fijarse para una sola, y el caso dice cuál se le aplicó. El vocabulario de estados es el mismo en todas partes, que es lo que hace que dos sociedades sean comparables.
- 02Estamos incorporando parte del grupo. ¿Qué pasa con el resto?
- Una contraparte fuera del alcance incorporado es un estado con nombre, no un hueco ni un error. Aparece en la lista de estado, se queda fuera de los totales a propósito y la etiqueta de cada total dice a qué sociedades se refiere. Incorporar otra sociedad más adelante es configuración.
- 03¿Qué necesita saber alguien antes de poder trabajar un caso?
- Lo que hay en el caso. El movimiento o la fila, la sociedad que lo contabilizó, las comprobaciones que se ejecutaron y qué leyó cada una, las que no encontraron nada y la cosa concreta que lo resolvería. Ese es el objetivo: un caso que se pueda trabajar sin preguntarle a nadie.
- 04¿Quién puede ver qué sociedades?
- El acceso va por sociedad y por rol. Cada persona ve las sociedades que trabaja y las acciones que su rol permite, y cada acción queda registrada a su nombre. Un centro que atiende a varios países suele necesitar ese reparto antes que ninguna otra cosa.
- 05¿Qué pasa con un caso que nadie coge?
- Se queda. Conserva su estado, conserva todo lo que se comprobó en él y nunca desaparece de un recuento para que ese recuento quede mejor. Si es de los que se cierran solos, el caso lo dice, y así la mesa distingue esperar de estar atascada.
Trae dos sociedades y una semana de trabajo.
Dos sociedades del alcance por el que empezarías, una semana de extractos y las extracciones del mayor que hay detrás. Te enseñamos la cola que producen esos días y con qué llegaría cada caso a tu mesa.
Lo que hace falta por tu parte: extractos y una extracción del mayor de dos sociedades. En tus libros no se contabiliza nada.