¿Quién usa de verdad un sistema de tesorería en el día a día?

Cuatro personas, y cada una abre pantallas distintas. El tesorero abre la posición de la mañana y financia el día con ella. El director financiero abre la cifra del grupo y el rastro que hay detrás. El controller abre el cierre, donde el banco y el mayor tienen que coincidir. El centro de servicios compartidos lleva un mismo proceso para cada sociedad, contabilice en el país que contabilice.

¿El director financiero y el tesorero ven cifras distintas?

Ven cortes distintos de una misma cifra. La posición con la que financia el tesorero y el número que el director financiero defiende arriba son el mismo total conciliado leído a distinto nivel: grupo, país, sociedad, cuenta. Entre los dos no hay nada que conciliar, porque ninguno es una segunda copia.

Operamos en un solo país. ¿Esto es solo para grupos multipaís?

No. Un grupo de un solo país tiene la misma parte difícil: varias sociedades, varios bancos, varios formatos de fichero y las dos patas de cada movimiento que el grupo se hace a sí mismo. Los países añaden calendarios, horas de corte y divisas encima de eso. No lo crean.

Somos un grupo hotelero que opera en cinco países. ¿Cuál es nuestra página?

Las dos, y contestan cosas distintas. La de grupos hoteleros trata de cómo entra el dinero: por establecimiento, en liquidaciones de tarjeta, días después de la noche a la que pertenece. La de multipaís trata de lo que pasa después, entre cinco calendarios y las divisas que hagan falta. Lee la de tipo de grupo por el trabajo y la de perfil por tu propio día.

¿Cada perfil necesita su propia configuración?

No. Un solo sistema, un solo juego de cifras conciliadas, y los permisos deciden qué abre cada persona y qué puede aprobar. Un tesorero y un controller que miran la misma sociedad están mirando los mismos registros.

Para quién es esto

Nadie en un grupo multisociedad le pregunta lo mismo a la misma cifra.

Cuatro puestos, cuatro tipos de grupo, y la combinación decide en qué consiste el trabajo. El tesorero financia un día; el controller cierra un periodo. En un grupo hotelero los dos están esperando liquidaciones de tarjeta que llegan días después de la noche a la que pertenecen. Debajo, un solo sistema y ocho puertas de entrada.

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Dos listas, un producto

¿Por qué dos listas y no una?

Tu puesto decide qué pregunta haces. La forma del grupo decide lo difícil que es contestarla. Saber una cosa no dice nada de la otra, y por eso una única lista de ocho deja fuera a media sala.

Por perfil, la pregunta es de qué respondes esta mañana: un día que financiar, una cifra que defender arriba, un periodo que cerrar, un mismo proceso en todos los países en los que contabiliza el grupo.

Por perfil

Por tipo de grupo, la pregunta es qué tiene que ser cierto antes de que nada de eso sea posible: cuántos juegos de libros, cuántas relaciones bancarias, cuántos calendarios y de qué manera entra el dinero.

Por tipo de grupo

Lee una de cada. La página de perfil describe tu día; la de tipo de grupo describe el trabajo que hay debajo.

El cruce

¿Cuáles dos soy yo?

Todo el mundo es una de cada, y el cruce decide dónde está la dificultad. Abajo hay cuatro, y el producto no cambia entre ellos.

Un tesorero en una operación multipaís: La pregunta es la misma en todas partes: qué puede moverse hoy. Lo que añade la forma del grupo es que hoy son cuatro horas de corte, cinco divisas y un festivo que tiene otro país. Una posición que no diga además qué cuentas faltan por reportar no sirve para financiar nada.
Un controller en un grupo hotelero: El cierre es el cierre. Aquí depende de las liquidaciones de tarjeta: la recaudación de la noche llega días más tarde, neta de comisiones y agrupada por establecimiento, así que el banco y el mayor solo coinciden cuando alguien ha abierto esas agrupaciones.
Un director financiero de una red de retail o franquicia: El trabajo es defender una cifra arriba. La forma del grupo añade volumen — miles de cobros pequeños al día, tienda a tienda, detrás de una sola línea del comité. Esa línea se sostiene solo si se abre hasta el día y la tienda.
Un centro de servicios compartidos en un grupo multisociedad: Un equipo contabiliza para todas las sociedades del grupo. Esas sociedades no comparten banco, ni formato de fichero, ni plan contable, así que el trabajo es un único proceso que tiene que sobrevivir a las tres cosas.

Ninguno de los cuatro es un producto distinto. Lo que cambia con la forma del grupo es qué tiene que ser cierto antes de poder contestar a la pregunta del puesto, y esa parte es el mismo motor de conciliación en los cuatro.

Qué cambia

¿Qué es distinto el lunes por la mañana?

Las mismas cuatro cosas, en las ocho páginas.

La posición ya está montada: Los ficheros de los bancos se leen según llegan, cada movimiento se fecha por el día en que el dinero está disponible de verdad y cada línea se casa contra el mayor. Nadie empieza el día descargando nada.
A una persona solo le llega la excepción: Lo que cuadra queda cuadrado. Lo que llega delante de alguien es el puñado que el motor no pudo cerrar, con las explicaciones que sopesó, la puntuación que dio a cada una y la señal que no encajaba.
Cada cifra lleva detrás su registro: Un número que has enviado arriba se abre hasta el apunte bancario y el asiento del que salió. Eso es lo que lo hace defendible en la reunión de después de la reunión.
La siguiente sociedad es una configuración: Una sociedad más, un banco más, un calendario más. Entra en la misma realidad conciliada en la que ya están las demás sociedades del grupo, y no hay que volver a teclear nada para que encaje.

Cuatro lectores y cuatro formas de grupo, y lo único que los diferencia es qué parte de esa mañana abren.

Tamaño y encaje

¿Cuántas sociedades hacen falta?

El número no es lo que lo decide. Lo decide si alguien se pasa la primera hora del día montando una cifra a mano, y eso pasa igual en una sociedad de un solo país que en un grupo con filiales en tres continentes. Lo de abajo es lo que hace difícil a un grupo, no un mínimo que haya que alcanzar.

Lo que tiene que cuadrar, sea cual sea el tamaño

Aquí no hay mínimo ni máximo. Una sola sociedad en un país y un grupo con filiales en tres continentes se diferencian en escala, no en naturaleza: tienen que cuadrar las mismas cuatro cosas antes de que nadie pueda fiarse de una cifra de grupo, y conseguir que cuadren es todo el trabajo.

Sociedades: Cada una lleva sus propios libros y cierra a su ritmo, y cada una tiene su idea de qué cuenta como un solo movimiento.
Países: Cada uno trae una semana laboral, un calendario de festivos y una hora de corte que son solo suyos.
Relaciones bancarias: Cada banco envía un formato distinto, con una periodicidad distinta, y deja fuera cosas distintas.
Divisas en balance: Toda cifra que cruza una tiene que convertirse a un tipo que tu auditor pueda reproducir después.

Un grupo cuya forma no esté en esta lista no es un producto distinto. Operadores logísticos, carteras inmobiliarias, grupos de energía e industria usan los mismos módulos; lo que cambia es cuál abren primero.

Antes de elegir

Las cinco preguntas que deciden el encaje.

01¿Quién usa de verdad un sistema de tesorería en el día a día?: Cuatro personas, y cada una abre pantallas distintas. El tesorero abre la posición de la mañana y financia el día con ella. El director financiero abre la cifra del grupo y el rastro que hay detrás. El controller abre el cierre, donde el banco y el mayor tienen que coincidir. El centro de servicios compartidos lleva un mismo proceso para cada sociedad, contabilice en el país que contabilice.
02¿El director financiero y el tesorero ven cifras distintas?: Ven cortes distintos de una misma cifra. La posición con la que financia el tesorero y el número que el director financiero defiende arriba son el mismo total conciliado leído a distinto nivel: grupo, país, sociedad, cuenta. Entre los dos no hay nada que conciliar, porque ninguno es una segunda copia.
03Operamos en un solo país. ¿Esto es solo para grupos multipaís?: No. Un grupo de un solo país tiene la misma parte difícil: varias sociedades, varios bancos, varios formatos de fichero y las dos patas de cada movimiento que el grupo se hace a sí mismo. Los países añaden calendarios, horas de corte y divisas encima de eso. No lo crean.
04Somos un grupo hotelero que opera en cinco países. ¿Cuál es nuestra página?: Las dos, y contestan cosas distintas. La de grupos hoteleros trata de cómo entra el dinero: por establecimiento, en liquidaciones de tarjeta, días después de la noche a la que pertenece. La de multipaís trata de lo que pasa después, entre cinco calendarios y las divisas que hagan falta. Lee la de tipo de grupo por el trabajo y la de perfil por tu propio día.
05¿Cada perfil necesita su propia configuración?: No. Un solo sistema, un solo juego de cifras conciliadas, y los permisos deciden qué abre cada persona y qué puede aprobar. Un tesorero y un controller que miran la misma sociedad están mirando los mismos registros.

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